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Como cualquier vendedor online, seguro que tu preocupación son los altos gastos de envío, al igual que a muchos de tus clientes. Probablemente el transporte de los envíos constituya uno de tus gastos más elevados.  Por lo que reducir estos costes significa disponer de más dinero para invertir en tu negocio. Y negociar precios de envío con empresas de transporte en España e internacionales para obtener las tarifas adecuadas a tus necesidades es vital.

Pero si prefieres negociar tus propios precios de envío directamente con un transportista en particular, en este artículo te enseñaremos a cómo hacerlo.

Te ofrecemos toda la información necesaria para cerrar el acuerdo que más te beneficie. Estos son los puntos que expondremos a continuación:

  1. ¿Por qué hay que negociar con transportistas?
  2. Cómo negociar con empresas de transportes en 5 pasos
  3. Las mejores prácticas para negociar con transportistas
  4. Cómo ahorrar en tus envíos con Sendcloud

¿Por qué es necesario negociar los precios de envío?

Si tienes mucho volumen de envíos, hay una probabilidad muy alta de que puedas ahorrar dinero negociando tarifas especiales.

Negociar con el transportista siempre va a favorecer a ambas partes: la empresa de transporte estará encantado de fidelizarte como cliente, puesto que esto le garantiza un volumen constante de pedidos; y tú te beneficiarás de precios de envío más baratos que los estándar.

Lo mejor es negociar con varios:

Más métodos de envío en tu checkout, puede suponer un aumento en las conversiones.

El punto de partida es simplemente identificar la necesidad de negociar las tarifas de envío.

Si tu negocio realiza envíos habituales, tu transportista habitual ya te verá probablemente como un cliente de gran volumen. En este caso tienes bastantes posibilidades de conseguir mejores precios de envío, formalizados mediante contrato. La empresa de transportes calculará estos precios basándose en tu perfil particular de envíos.

Negociar precios de envíos puede sonar como algo difícil, pero es más sencillo de lo que piensas. A continuación, vamos a enumerar 5 pasos a seguir esenciales para negociar tus propias tarifas de envío.

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Cómo negociar los precios de envío con transportistas en 5 pasos

Estos son los 5 pasos resumidos que vamos a tratar para negociar tus tarifas de envío:

  1. Revisa tu perfil de envíos (zonas de envío, dimensiones y peso de tus paquetes, precios base)
  2. Infórmate sobre los cargos adicionales
  3. Análisis de rentabilidad de las empresas de transporte
  4. Comparación de precios de los distintos transportistas
  5. Cerrar la negociación con buenas prácticas

¡Vamos a verlos en detalle!

Paso 1: Revisa tu perfil de envíos

Digamos que tu negocio online envía aproximadamente 50 paquetes al día con un peso medio de 800 gramos a clientes de Europa.

Este tipo de detalles son los que las empresas de mensajería incluyen en lo que llaman tu «perfil de envíos».

Dentro de este perfil se incluyen también otros datos, como:

  • El tiempo límite de tu empresa.
  • El historial de gastos y envíos.
  • Cualquier recargo que hayas pagado anteriormente (para envíos rápidos, por ejemplo).

Si normalmente siempre trabajas con el mismo transportista, éste conocerá bien tu perfil de envíos.

Para esta cuestión es muy práctico contar con la analítica de datos moderna. Debes asegurarte de que estás realizando un seguimiento de la información clave:

  • El envío diario de paquetes.
  • Las medidas y pesos de tus paquetes.
  • Los destinos a los que más envías.

Cuantos más detalles conozcas sobre tu historial de envíos, mejor preparado estarás para sentarte a negociar tarifas más bajas.

A continuación te presentamos algunos aspectos a tener especialmente en cuenta al estudiar tu perfil de envíos.

Zonas de envío

Los transportistas dividen los destinos en «zonas de envío». Por lo que, saber el destino de tus paquetes es esencial para conocer tus gastos de envío.

Asegúrate de conocer bien qué países o regiones se corresponden con las zonas de envío del transportista.

Si realizas envíos a diferentes zonas también, es lógico que tus gastos sean mayores que si los envíos se enviasen dentro de una misma zona.

Peso y dimensiones de los paquetes

Ya sabemos que el peso y las dimensiones de un paquete condiciona los gastos de envío. Aún así es importante profundizar en el significado del peso volumétrico.

El peso volumétrico o dimensional es una fórmula usada para calcular los gastos de envío de paquetes de peso ligero pero gran volumen. A pesar de que estos paquetes no pesan demasiado, enviarlos puede costar lo mismo o incluso más que un paquete más pesado pero de menores dimensiones.

El peso volumétrico se calcula multiplicando en primer lugar la longitud por la anchura por la altura del producto para averiguar su volumen cúbico. Para determinar el peso volumétrico hay que dividir este volumen cúbico por un divisor definido por cada empresa de transporte en particular. Por ejemplo, para UPS el divisor en las tarifas para vendedores es 166, para DHL Express 5000.

 

peso volumetrico

Los transportistas generalmente utilizan el mayor de los dos (el peso volumétrico o el peso real). Esto significa que a la hora de definir tus opciones de negociación el peso volumétrico es tan importante como el peso real.

El hecho de que tus paquetes no sean muy pesados (como es el caso de prendas de ropa) no significa que la empresa de transporte no cobre un buen precio a la hora de transportarlos.

Cuanto más trabajo puedas ofrecerle a la empresa, más dispuesta estará a negociar contigo. Por lo tanto comprueba si estás pagando por el peso volumétrico o por el peso real de los paquetes que envías. No desistas solo por el hecho de que la mayoría de los paquetes tengan un peso real muy ligero.

Precios base

Los precios base son los precios mínimos obligatorios que pagas por cada envío.

Asegúrate de saber cuál es el precio mínimo de envío con tu transportista en base a las tarifas que pagas actualmente.

Evidentemente, lo que tú quieres es que la tarifa mínima sea lo más baja posible, especialmente si tus envíos son paquetes ligeros y de pequeñas dimensiones.

Costes ocultos

Algo a lo que también hay que prestar especial atención durante la negociación de las tarifas son los recargos (también mencionados como «cargos adicionales», «tasas de administración»…).

Cada empresa de mensajería tiene su propia lista de cargos adicionales, que puede aplicar a discreción y por diferentes motivos.

Los recargos son un tema complicado. Por eso en el paso 2 vamos a repasar los entresijos de los costes ocultos.

Paso 2: Infórmate sobre los cargos adicionales

Este tipo de costes, conocidos también en el sector como «tarifas adicionales» o «servicios de valor añadido» pueden dispararse rápidamente, convirtiéndose en un gasto importante para el vendedor online.

Puesto que tus clientes normalmente pagan por unos gastos de envío previamente calculados en el momento de realizar el pedido, te puedes llevar la desagradable sorpresa de que a ti los gastos te salen más caros debido a los recargos aplicados.

Si quieres negociar unas tarifas más ventajosas, debes saber qué recargos podrían aplicarse a tus envíos. Además hacer ver al representante de envíos que estás bien informado sobre los cargos adicionales aportará más transparencia en la mesa de negociación. Lo último que quieres es que incluyan disimuladamente costes ocultos en el contrato.

Algunos cargos adicionales son completamente imposibles de evitar. Pero conocer de antemano las tarifas y comentarlas abiertamente con el transportista es la clave para mantener los recargos bajo mínimos.

Aquí te presentamos una lista de las tarifas más frecuentes que te puedes esperar:

Alza general de tarifas

Esto no siempre se sabe de antemano, por lo que a veces los precios suben «por arte de magia» de un día para otro. Al negociar un contrato debes pedir que te informen bien de antemano si va a subir alguna tarifa que influya en los precios de envío que has negociado.

Depósito por pallets

Si envías una serie de paquetes juntos en un pallet que es propiedad de la empresa de transporte no te sorprendas si aparece un «depósito por pallet» en la factura. Puedes evitar este depósito utilizando tus propios pallets.

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Gastos de administración

El transportista puede añadir gastos de administración a discreción, incluso aunque no aparezcan en la propuesta inicial. Infórmate con el representante de la empresa de transportes sobre los gastos de administración para saber qué es lo que cubren y si hay posibilidad de negociarlos.

Fecha de disponibilidad de carga

La fecha de disponibilidad de carga no constituye una tarifa en sí misma pero en algunos casos puede estar vinculada a gastos adicionales.

Si tus envíos no están listos para su recogida en la fecha acordada, el transportista podría cobrarte un recargo. Si tu empresa trabaja con fechas de disponibilidad de carga debes asegurarte de que todas las tarifas relacionadas con ella sean solamente en caso de retrasos en la entrega de la mercancía al transportista.

Paso 3: Haz un análisis de rentabilidad de las empresas de transporte

Realizar envíos constituye una necesidad dentro de tu negocio de Ecommerce. Al mismo tiempo la empresa de transportes entiende tu volumen de envíos como su fuente de ingresos.

Esto significa que tú también tienes algo que ellos quieren. Este es tu potencial fundamental a la hora de negociar un mejor contrato para tus envíos.

Normalmente, cuantos más envíos puedas ofrecerle a un transportista, más bonificación puedes esperarte. La clave está en conocer tu propio valor. Esto significa que tendrás que hacer una previsión de los envíos que esperas realizar el resto del año.

¿Esperas tener un incremento de ventas? ¿Se está extendiendo tu negocio en áreas nuevas? ¿Vas a ofrecer productos nuevos que pudieran afectar al peso volumétrico o real de tus envíos?

Las respuestas a este tipo de preguntas pueden ayudarte a construir un análisis de rentabilidad sólido. Tu empresa de transporte quiere hacer negocio contigo, pero también sabe que tienes otras opciones.

Por eso debes venderte como una buena fuente de ingresos para ellos pero sin caer en el error de exagerar tu volumen de envíos, porque los precios de envío que estás negociando va a basarse precisamente en ese volumen.

Si no alcanzas el volumen de envíos estimado podrían aplicarte recargos contractuales y acabarías pagando más dinero.

Paso 4: Compara precios de envío de los distintos transportistas

Tener una asociación sólida a largo plazo con una empresa de transportes puede proporcionar mucho valor. Aún así has de tener en cuenta que las mejores tarifas podrías encontrarlas en otra parte.

En todo caso, es práctico negociar con varios transportistas a la vez para poder encontrar la mejor oferta. Y, además, utilizar la competitividad como arma de negociación.

Como suele pasar al negociar, tu empresa de transportes habitual no estimará necesario bajar sus tarifas si no cree que existe el riesgo de que dejes de trabajar con ellos.

Márcarte «un farol» sobre otro competidor que te ha ofrecido una tarifa mucho más baja no va a ser la estrategia más efectiva. Recuerda: la integridad y la transparencia son la base de cualquier contrato contractual sólido.

También es cierto que probablemente tengas más oportunidad de asegurarte tarifas más ventajosas si eres un cliente nuevo y no uno ya existente. Las empresas de transporte están interesadas en ofrecer descuentos a clientes nuevos porque quieren conseguir nuevas colaboraciones.

Si eres un cliente ya establecido todavía puedes negociar y asegurarte alguna ventaja. Aunque solo conseguirás una oferta realmente buena si eres capaz de demostrar un cambio significativo en tu perfil de envíos.

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Paso 5: Cierra el trato con buenas prácticas

Ha llegado el momento de sentarse a la mesa de negociación.

Los representantes de la empresa de transporte ya se esperan que les solicites los precios de envío más bajos posibles.

La clave es mencionar tus necesidades con sinceridad y enfocar la negociación como la busca de una solución que beneficie a ambas partes. Esto instaurará confianza y predispondrá más al representante a comprometerse contigo.

Las 3 mejores prácticas para negociar precios de envío con transportistas

Haciendo un resumen de todo lo anterior, aquí te presentamos las mejores prácticas para conseguir una buena negociación.

Prepárate bien tu estrategia

Ya te habrás dado cuenta de que los pasos de 1 a 4 solo consisten en realizar investigaciones de fondo. Esto es porque la mayor parte del proceso de negociación está encaminado a preparar tu análisis de rentabilidad.

Muestra al representante de la empresa de transportes que te has preparado teniendo a mano cifras y factores clave. Memoriza los detalles más importantes de tu análisis de rentabilidad para dar la impresión de saber de qué estás hablando y qué es lo que quieres.

Conoce tu valor

Recuerda que la empresa quiere tenerte como cliente. Descubrir hasta dónde quieren llegar rebajando las tarifas es un ejercicio de malabarismo. Si sabes qué valor exactamente tienes para ellos, esto puede darte una idea del tipo de descuento que puedes conseguir.

Realiza un estudio de los referentes del sector para saber cuánto invierte aproximadamente tu competencia en sus envíos. Asegúrate de hacerle ver al representante que conoces el terreno de juego para que entienda que tiene que hacerte una oferta legítima.

Mantén la mente abierta, pero con cautela

La lealtad es un rasgo muy positivo pero la base de todo negocio es encontrar la mejor rentabilidad. Si tu transportista habitual ya no te ofrece las mejores precios de envío, es hora de implementar cambios.

Lo importante es que conozcas todas las implicaciones que tiene cambiar de socios: ¿necesitarás formar a tus empleados en nuevos procesos o actualizar la infraestructura informática?

También hay que considerar la posibilidad de que al asociarse con una empresa nueva aparezcan gastos ocultos.

Cómo ahorrar en tus envíos con Sendcloud

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Si te faltan tiempo y experiencia para negociar mejores tarifas por ti mismo no dudes en ponerte en manos de un experto que lo haga por ti. Los expertos en logística de Sendcloud ya han negociado muchas de las tarifas más flexibles y competitivas del mercado. Recuerda que al utilizar Sendcloud tu negocio de comercio digital también se beneficia de nuestras bajas tarifas negociadas.

¿Ya has negociado un precio competitivo con tu transportista? Si es así querrás asegurarte de ahorrar tiempo a la vez que dinero al enviar tus pedidos. Sendcloud te permite automatizar tu proceso de envíos de forma sencilla para poder ahorrar un tiempo precioso con cada pedido y envío. Tus propias tarifas negociadas seguirán estando vigentes y podrás combinarlas con nuestras opciones de envío con otros transportistas (incluidas las tarifas reducidas de Sendcloud). ¡Así siempre tendrás la mejor tarifa asegurada!

Además, a través de la plataforma Sendcloud puedes conectarte con más de 25 transportistas diferentes. De esta manera, siempre tendrás diferentes opciones de envío que ofrecer en el checkout a tus clientes. Y si se da el caso de alguna baja de alguno de ellos o es temporada alta de envíos, siempre podrás contar con diferentes transportistas y servicios. ¡Así siempre estarás cubierto!

Si quieres acelerar tu e-commerce y contar con diferentes transportistas para tu checkout, puedes registrarte gratis en Sendcloud. Por el contrario, si quieres que nuestros expertos te guién por la plataforma, también puedes solicitar una demo sin compromiso.

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