Skip to main content

El envío y el fulfillment son dos de los principales gastos de un e-commerce, y suponen entre el 15 – 20% de las ventas netas. Pero las facturas de logística en ocasiones superan las previsiones, complicando la gestión financiera del negocio. ¿Por qué se producen estos desajustes? Los recargos de envío ocultos y los intentos de entrega fallidos suelen ser algunos de los motivos más comunes. Pero no siempre queda claro el origen de estos costes adicionales. De hecho, se estima que un 5% de los envíos se facturan de forma incorrecta sin que tu negocio ni siquiera sea consciente de ello.

Es el momento de plantarle cara a estos errores. En este artículo aprenderás 4 estrategias para detectar recargos de envío ocultos y reducir los gastos de tu e-commerce.

¿De dónde vienen estos recargos de envío ocultos?

Ahorrar en los costes de envío tiene un impacto positivo en tus márgenes de beneficios. Pero sin acceso a datos inteligentes, te resultará muy complicado verificar la información de cada factura.

Con todo, el primer paso para solucionar este problema es identificar los recargos de envío más habituales para acabar con ellos de forma eficiente.

3 ejemplos habituales de costes ocultos

La facturación mundial del sector e-commerce supera ya los 6.330 millones de dólares. Este incremento ha supuesto un aumento en el volumen de envíos y ha obligado a las empresas de logística a mejorar la rapidez y la eficiencia en las entregas. Por diferentes motivos, todo ello también ha tenido un impacto notable en los costes de envío.

En ocasiones, el aumento de estos costes es consecuencia de la aplicación de tarifas erróneas y recargos. En otras se debe a la pérdida o al daño de los paquetes, a los imprevistos durante el envío y a otros problemas con las entregas.

Estos son los tres tipos de costes ocultos que no debes perder de vista en tus envíos.

1. Recargos

Los recargos son algo habitual, sobre todo si trabajas con un gran volumen de envíos. Seguramente, en más de una ocasión te has encontrado con uno de estos recargos en tu factura, incluso de forma reiterada. En esencia, son un cargo adicional que los transportistas añaden a la tarifa base acordada.

¿Cuáles son los recargos más comunes?

  • Recargos por combustible
  • Recargos estacionales
  • Recargos por entregas privadas
  • Recargos por paquetes rígidos
  • Recargos por direcciones ilegibles
  • Recargos asociados con el peso

La mayoría de los recargos se calculan después de procesar los paquetes, lo que supone un gran inconveniente: no siempre están lo suficientemente visibles y, en ocasiones, aparecen en la factura con posterioridad.

¿Cómo puedes evitar estos recargos de envío ocultos? En primer lugar, asegúrate de que las dimensiones del paquete se corresponden con las indicadas en las etiquetas impresas.

Muchos de los recargos que se aplican en el envío de mercancías están asociados a las denominadas tasas adicionales. Son sobrecostes que aplica el transportista cuando, por cuestiones de tamaño, peso o embalaje, los paquetes requieren de una manipulación especial.

Un ejemplo común de estos servicios especiales son los camiones con puertas levadizas. Su uso resulta necesario cuando en el punto de recogida o de entrega no existe un muelle de carga para manipular la mercancía.

2. Información imprecisa

Los datos imprecisos o incorrectos también pueden ocasionar recargos ocultos. Suponen un impacto negativo en el coste de tus envíos y no siempre son fáciles de identificar.

¿Dónde suelen producirse estos fallos?

  • Errores en el cambio de divisa (en envíos internacionales).
  • Imprecisión en el cálculo del peso y del número de paquetes/palets.
  • Envíos duplicados dentro de la misma factura.
  • Discrepancias entre los precios negociados y las tarifas aplicadas en las facturas.
  • Omisión de los descuentos por volumen de envíos.

3. Promesas de entrega incumplidas

Por último, aunque no por ello menos importante, el incumplimiento de las condiciones contractuales también puede incrementar los costes de los envíos.

Imagina, por ejemplo, que tu transportista debía entregar 20 paquetes urgentes. Si finalmente la entrega se realizó después del tiempo estipulado para este tipo de envíos exprés (p. ej., 24 horas), podrías haber ahorrado dinero escogiendo un método de envío estándar en lugar de una opción premium. Es algo que no debes pasar por alto, ya que las entregas premium tienen un coste elevado, sobre todo en los envíos internacionales.

Además, este tipo de fallos también repercuten de forma negativa en tu reputación y en tus ingresos: te obligan a lidiar con las reclamaciones de los clientes y a buscar soluciones alternativas para garantizar las entregas a tiempo.

4 estrategias para identificar estos recargos de envío ocultos

Ahora que ya sabes cómo suelen presentarse los recargos de envío ocultos, te resultará algo más sencillo identificarlos. Pero, ¿cómo llevar un control exhaustivo sobre el contenido de todas las facturas de un modo rápido y eficiente? Aquí tienes 4 formas prácticas para identificar recargos de envío ocultos en función de las características particulares de tu negocio.

1. Realiza comprobaciones manuales

Las comprobaciones manuales son la opción menos ventajosa. Aparte de ser un trabajo tedioso, con las operaciones manuales siempre hay más riesgo de que se produzcan errores. No obstante, si tienes una empresa pequeña y un número limitado de envíos, pueden ser una solución factible.

El proceso de comprobación manual de facturas en hojas de cálculo consiste en:

  1. Revisar los datos de las facturas: repasa el número de factura, las fechas, los artículos facturados y los precios.
  2. Verificar el número de envíos: asegúrate de que el número total de paquetes enviados coincide con el número de eventos escaneados.
  3. Comprobar el peso y las dimensiones: verifica que el peso y el tamaño de los paquetes se corresponde con lo que indican las etiquetas que has creado.
  4. Analizar los recargos: comprueba si se han aplicado cargos adicionales en la factura. Si el importe total es superior al de otras facturas, revisa su contenido y las condiciones del contrato con el transportista.
  5. Revisar los cargos duplicados: identificar duplicidades en las facturas es una de las tareas más sencillas durante un control manual de la facturación.
  6. Cotejar las facturas con los datos de seguimiento: compara estas informaciones para identificar incoherencias en los datos.

Completar todo este proceso de comprobación de manera manual puede conllevar una importante inversión en tiempo y una carga extra de trabajo para tu equipo. Por suerte, existen modos más eficientes de controlar tus paquetes.

2. Usa un software de auditoría de paquetes

Los programas informáticos para el control de los envíos son cada vez más inteligentes y permiten realizar auditorías con facilidad. Este tipo de software identifica de manera automática los errores y los recargos en las facturas, tomando como referencia los datos del pedido y del envío, así como las condiciones del contrato con el transportista.

Pero eso no es todo. Estos programas también integran varias fuentes de datos para realizar controles más exhaustivos y proporcionar información de utilidad.

  • Combinan múltiples fuentes de datos, como facturas, contratos e información de seguimiento.
  • Proporcionan información detallada sobre la factura, incluyendo recargos, cargos incorrectos o cargos duplicados.
  • Verifican los envíos y comprueba si se han entregado conforme a lo esperado.
  • Informan sobre envíos cobrados de manera incorrecta y prevé los costes de envío en el futuro.
  • Ofrecen información de utilidad para reducir tus costes de envío basándose en el volumen y las condiciones de envío que ofrecen los diferentes transportistas.

Con un software de auditoría de paquetes como nuestra solución de envíos inteligente sabrás si estás pagando demasiado, mejorarás tu gestión financiera y reducirás tus costes de envío en general.

Comprobación de facturas para identificar recargos de envío ocultos

3. Contrata un auditor externo

Una tercera opción para auditar los envíos de tu e-commerce es externalizar este servicio.

Este tipo de empresas emplean su propio software de comprobación de facturas. En algunas ocasiones, también se encargan de reclamar a los transportistas los reembolsos correspondientes a lo cobrado de más. Entre los servicios habituales de estas auditoras externas destaca el control de:

  • Retrasos en las entregas.
  • Paquetes perdidos.
  • Facturación duplicada.
  • Cargos por direcciones incorrectas.
  • Cargos por peso y dimensiones inadecuadas.
  • Descuentos no aplicados.

Las auditoras externas a menudo se especializan en determinados transportistas. Si trabajas con múltiples empresas de transporte, asegúrate de escoger una auditora con experiencia suficiente en cada una de ellas. También es importante que valores sus tarifas. Contratar un auditor externo puede tener un coste elevado y limitar el ahorro que supone identificar recargos de envío ocultos.

4. Prevé el crecimiento de tu negocio

Aunque no es la forma más directa de controlar tus facturas, una buena planificación del crecimiento del negocio puede ayudarte a recortar gastos y prevenir recargos en tus envíos. Las estimaciones sobre el volumen de tus envíos y el desarrollo de tu e-commerce te permitirán negociar mejores tarifas con los transportistas.

Y eso por no hablar de la elección de métodos de envío más eficientes. Si ya tienes previsto expandirte a determinados países, puedes empezar a buscar soluciones 3PL y almacenes locales, o enviar tus paquetes directamente a un hub centralizado para beneficiarte de una amplia red de transportistas y de mejores tarifas de envío.

Aparte de esto, prever y planificar tu volumen de envíos tiene otras ventajas adicionales:

  • Una buena planificación te permite comparar los costes de envío previstos con los reales para identificar fácilmente cualquier desajuste.
  • Prever el crecimiento de tus envíos te ayuda a determinar si necesitas invertir en nuevos transportistas o en tecnología más avanzada para reducir el riesgo de errores, mejorar tu eficiencia y evitar costes adicionales.
  • Las entregas puntuales y el control del inventario también salen beneficiados con esta planificación. Evitarás la rotura de stock y los errores o retrasos en los envíos.
  • Si vas a incrementar tus envíos a determinados destinos, tendrás la opción de escoger al transportista más adecuado para ello. Comparar transportistas te permitirá tomar decisiones acertadas para evitar recargos en tus envíos.

Prever el crecimiento de tu negocio es fundamental para hacer estimaciones sobre tu volumen de envíos, optimizar tu cartera de transportistas y negociar mejores tarifas.

Usa los datos de las facturas para reducir los costes de tus envíos

Aparte de comprobar que la información de tus facturas es correcta, puedes utilizar estos datos de manera proactiva para evitar recargos y errores en el futuro. La información de tus paquetes sirve para algo más que para hacer un seguimiento de los envíos: te puede ayudar a mejorar la experiencia de entrega en general.

Evalúa el rendimiento del transportista

Revisar facturas no solo te permite averiguar si estás pagando de más por tus envíos, sino analizar el rendimiento de tu transportista. Si los errores y los recargos se vuelven algo común en tus facturas, tal vez debas plantearte buscar otro transportista.

Para ello puedes hacer un repaso de todos los envíos que incluyen algún tipo de recargo, por ejemplo, por exceder las dimensiones o el peso límite. Teniendo en cuenta estos datos y las características de tus paquetes, podrás buscar un transportista que aplique condiciones más ventajosas para tus envíos.

Piensa que a veces lo barato sale caro. Incluso si los otros transportistas tienen precios más elevados que los de tu actual proveedor, los recargos pueden hacer que acabes pagando más por una tarifa básica que por una premium.

Monitoriza los acuerdos de nivel de servicio (ANS)

Revisar los datos de tus facturas te ayuda a controlar que los transportistas cumplen con las condiciones pactadas. En este sentido, un software de comprobación de facturas resulta de gran utilidad, porque automáticamente cruza los datos de las facturas con los del contrato para comprobar que todo está en orden. Si puedes demostrar que tu transportista no cumple con sus promesas de entrega, tendrás opción de renegociar las condiciones del servicio y exigirle una compensación. También puedes usar esta información para comparar y valorar las ofertas de otros transportistas.

Automatic invoice check - ways ecommerce businesses can identify shipping overchages

Auditoría automática de paquetes con la comprobación de facturas de Sendcloud

¿Quieres auditar tus facturas automáticamente y emplear los datos inteligentes para evitar recargos y reducir los costes de tus envíos? En Sendcloud confiamos en el poder de la información para aumentar tus ingresos.

Nuestro software de envíos inteligente utiliza tus datos y tus contratos con los transportistas en combinación con la mayor base de eventos de envío de Europa. A través de su funcionalidad para comprobar facturas, podrás identificar recargos incorrectos en tus paquetes, prever costes de envío y asegurarte de que nunca volverás a pagar de más.

Y eso no es todo. Te ayudaremos a escalar cada aspecto de tu proceso de envíos mediante integraciones con más de 100 transportistas nacionales e internacionales.

De este modo podrás realizar envíos más eficientes a través de múltiples mercados y seleccionar los transportistas más adecuados para los envíos dentro y fuera de tu país. Gracias a la inteligencia de envíos, tendrás la oportunidad de comparar el rendimiento de tus transportistas y mejorar la eficiencia de tus entregas.

Solicita una demo y descubre cómo puedes ahorrar hasta un 15 % en tus costes de envío auditando tus facturas de forma automática y optimizando tu cartera de transportistas.

Marina Fernández

Marina Fernández dirige el equipo editorial, creando contenidos de comercio electrónico, B2B y SaaS. No sólo supervisa las operaciones diarias de su equipo, sino que también coordina y dirige los esfuerzos de localización. Con su gran atención al detalle y sus estrategias inteligentes, Marina se asegura de que cada contenido sea de la máxima calidad y cumpla eficazmente su objetivo.

Empieza hoy mismo a realizar envíos de forma más inteligente.

¡Regístrate gratis!
Set up in 5 minutes Sin conocimientos de programación Sin tarjeta de crédito
Stars

Más de 2000 reseñas de 5 estrellas

G2 Crowd Logo Trustpilot Logo Capterra Logo