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La factura comercial es un componente esencial en tu logística e-commerce si haces envíos internacionales. No hay escapatoria: tienes que adjuntarlas a tus paquetes.

Pero suele haber bastante confusión sobre qué documentos tienen que incluirse para que el paquete llegue a destino sin mayores complicaciones.

Hay que tener en cuenta que si se rellenan de forma incorrecta estos documentos, o no se adjunta el correspondiente, puede retrasarse en la aduana o no llegar a su destinatario.

En este artículo te explicamos qué es una factura comercial, por qué necesitas este documento y cómo rellenarlo. Además, hablaremos de otros documentos aduaneros necesarios.

A lo largo del artículo nos centraremos en las siguientes cuestiones:

¿Qué es una factura comercial y para qué sirve?

Una factura comercial es un documento especial de exportación que ayuda a tu paquete a pasar la aduana.

Una factura comercial de exportación correcta y bien cumplimentada contribuye a que las autoridades aduaneras puedan decidir con rapidez qué impuestos y derechos de importación son aplicables a tu paquete. Y esto evitará retrasos.

Además, con la factura comercial los funcionarios de aduanas pueden comprobar si tu paquete cumple todos los requisitos y transmitir cierta información (por ejemplo, las obligaciones fiscales del destinatario) al país de destino.

Si rellenas esta factura correctamente, tienes muchas más probabilidades de que tu paquete llegue al cliente en el plazo previsto.

Los paquetes dentro de la UE no necesitan esta factura especial. En caso de duda, también puedes consultar la lista de excepciones, porque algunos países o territorios forman parte de la UE pero no forman parte del territorio aduanero de la UE (lee más sobre esto en nuestra guía sobre envíos a Canarias).

Además de la factura comercial, algunos envíos internacionales fuera de la UE también necesitan una declaración de aduanas (CN22 o CN23), un albarán CP71 y en algunos casos también un certificado de origen (CO). En este artículo nos vamos a centrar principalmente en la factura comercial de los envíos internacionales.

Crea tu factura comercial utilizando nuestra plantilla

Comprar internacionalmente es cada vez más fácil, pero los envíos internacionales siguen siendo un poco complicados, y rellenar una factura comercial supone bastante trabajo.

Pero nosotros te lo ponemos un poco más fácil con una plantilla muy práctica que te servirá para rellenar correctamente este documento de exportación. Así estarás seguro de que tu factura comercial cumple con todos los requisitos actuales y de que has rellenado todos los datos correctamente.

Es muy sencillo: rellena todos los datos de la factura y luego podrás descargar tu factura comercial ya preparada en formato PDF.

 

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¿Cuál es la diferencia entre una factura comercial y un formulario CN22 o CN23?

Cuando se envía un paquete internacional a un país fuera de la UE suelen necesitarse varios documentos. A veces la gente se lía un poco con la diferencia entre la factura comercial y los documentos CN22 y CN23 que acabamos de mencionar.

Esto no es nada extraño: ambos documentos ofrecen información a las autoridades aduaneras sobre las mercancías que entran y salen de un país. Sin embargo, estos documentos tienen poco que ver entre sí y no deben confundirse.

Entonces, ¿cuál es exactamente la diferencia? Primero vamos a repasar brevemente para qué sirve cada uno de ellos.

Formularios CN22 y CN23

cn22,

El formulario CN22 o CN23 es un formulario aduanero obligatorio que debe añadirse a los envíos fuera de la UE. El formulario se utiliza principalmente para los envíos transportados por una empresa de correo postal.

El valor o el peso del envío es lo que determina si hay que usar el formulario CN22 o CN23.

El formulario contiene información sobre las mercancías transportadas y esta información se utiliza para determinar si se deben pagar impuestos. Un formulario CN23 siempre va acompañado de un albarán CP71.

cn23,

La factura comercial

La factura comercial es también un documento de exportación que se añade a todos los envíos comerciales fuera de la UE. Se trata de un documento aduanero vinculante que contiene principalmente información sobre el contenido del paquete y los acuerdos que rigen sobre él (Incoterms), como quién paga los gastos de aduana.

Basándose en la factura comercial, las autoridades aduaneras determinan si hay que pagar derechos de importación sobre las mercancías.

Un documento CN22 o CN23 requiere que rellenes un poco más de información que la factura comercial, pero el principio básico es el mismo. Ambos documentos aportan información sobre el contenido del paquete para que las autoridades aduaneras puedan decidir si el paquete puede entrar en el país y quién es responsable de qué impuestos y derechos de importación.

Entonces, ¿cuándo hay que usar un formulario CN22 o CN23 y cuándo una factura comercial?

  • Si envías un paquete a un país fuera de la UE y utilizas un servicio postal como PostNL (en los Países Bajos), Correos (en España) o Royal Mail (en el Reino Unido), debes utilizar el formulario de aduana CN22 o CN23. El documento CN22 o CN23 es el que usa la Unión Postal Universal y, por lo tanto, es obligatorio para los servicios postales. Además en este tipo de envíos también hay que incluir una factura comercial.
  • Si utilizas un transportista como DHL o DPD en lugar de un servicio de correo postal, no es necesario añadir un formulario CN22 o CN23.

La principal diferencia es que todos los envíos de e-commerce siempre necesitan una factura comercial, pero solo los paquetes enviados a través de servicios de correo postal necesitan el documento adicional CN22 o CN23.

Sin embargo, para evitar retrasos, te recomendamos que incluyas siempre ambos documentos.

Nota: Si haces envíos al Reino Unido, ten en cuenta que a partir de enero con el Brexit, también cambien los acuerdos comerciales y haya que añadir este tipo de documentos a tus envíos.

Paperless Trade para los envíos a través de DHL Express o UPS

Al realizar un envío a través de DHL Express o UPS tienes la opción de usar el «Paperless Trade» o «comercio sin papeles». Esto significa que los formularios de aduana se envían electrónicamente al transportista. En cuanto se procesa tu pedido internacional, se envían de forma inmediata los formularios de aduana.

Esto no solo te ahorra tiempo, trabajo de impresión y gastos, sino que también reduce el riesgo de pérdida de documentos.

Sendcloud utiliza automáticamente el sistema Paperless Trade si realizas envíos fuera de la UE por medio de DHL Express o UPS.

Cómo rellenar una factura comercial

¿Qué tiene que aparecer en una factura comercial?

Aunque no existe un formato estándar, el documento debe contener varios elementos fijos, como detalles sobre las partes implicadas en el envío e información sobre la mercancía.

A continuación te detallamos las partes más difíciles de la factura comercial, y debajo encontrarás un glosario explicativo.

Ten en cuenta que una factura comercial siempre tiene que estar en inglés.

Lo que estás enviando: descripción del artículo, cantidades, peso y valor

Puede parecer obvio, pero describir el contenido del paquete es una parte importante de la factura comercial.

Esto les ofrece a las autoridades aduaneras una visión general muy clara de lo que estás enviando.

La descripción debe explicar exactamente lo que se envía, de qué está hecho el artículo y si procede para qué sirve. Indica toda esta información sobre cada artículo por separado.

Los paquetes de aduanas suelen escanearse, y te puede caer una multa si la descripción no coincide con el contenido del paquete. Por lo tanto, es muy importante cumplir con este apartado de forma muy precisa.

Indica también la cantidad de artículos que envías, el peso total y el valor total en euros del contenido del paquete. Es importante que seas bastante preciso a la hora de indicar el valor. Incluso una muestra de producto, un regalo o un envío de devolución tienen un valor determinado.

como hacer factura comercial,

Códigos arancelarios armonizados (códigos HS) o códigos de producto

Todos los artículos de tu paquete deben llevar un código HS o un código de producto.

El código arancelario armonizado (código HS, por sus siglas en inglés) clasifica las mercancías para que las autoridades aduaneras sepan qué impuestos, tasas especiales y controles son de aplicación. Es importante que introduzcas el código correcto ya que este determina la cantidad de los derechos de importación u otros impuestos que debes pagar.

Buscar los códigos es un poco complicado, pero hay varias maneras de encontrar el código correcto de tu producto. El fabricante del producto suele saber cuál es su código HS. Pero si no tienes esta información, puedes buscar el código tú mismo.

Puedes utilizar la herramienta rápida y fácil de Sendcloud para buscar el código HS correcto.

O si no, en la página de los aranceles comerciales del sitio web de la administración de aduanas, haz clic en la pestaña ‘Nomenclatura’. Ahí encontrarás todos los códigos de productos.

¿Necesitas más ayuda? Entonces lee el manual sobre la búsqueda de códigos de productos.

Por último, si todavía necesitas más información siempre puedes contactar con la agencia de impuestos y aduanas de tu país.

País de origen

En el campo del «país de origen» tienes que declarar dónde se han fabricado tus mercancías. En algunos casos necesitarás un documento CO adicional. Algunos países de fuera de la UE solicitan este documento por medidas de política comercial.

Los Incoterms (o términos de venta)

Los Términos Comerciales Internacionales o «Incoterms» son acuerdos internacionales estandarizados sobre el transporte de mercancías. Los Incoterms se aclaran:

  • Quién es responsable del envío, el seguro, la importación y los gastos de aduana del envío;
  • Quién se encarga del transporte y hasta dónde;
  • Quién es responsable de la mercancía en cada fase del envío, incluyendo el punto en el que el riesgo y los costos de la entrega se transfieren del vendedor al comprador.

Ten en cuenta que el portador que hayas elegido también apoya estos Incoterms.

Los Incoterms se actualizan cada diez años y por lo tanto acaban de ser actualizados en 2020. Los Incoterms de 2010 siguen vigentes, pero cada vez más empresas se van pasando a los Incoterms de 2020. Lee aquí nuestra actualización sobre los Incoterms 2020.

Los Incoterms más comunes son EWX (Ex Works), FOB (Free on Board), CFR (Cost & Freight), DAP (Delivered At Place) y DDP (Delivered Duty Paid).

Si no sabes qué Incoterm es el mejor para ti, te recomendamos que elijas el DAP. Esto significa que tú como vendedor pagas los gastos de envío, contratas el seguro y preparas los documentos de exportación. El destinatario paga los derechos de importación y de aduana.

Número EORI

Si exportas o importas fuera de la UE, también deberás indicar en la factura comercial un código de identificación. Este código, también conocido como número EORI, ayudará a las autoridades aduaneras a identifcar quién está importando o exportando mercancías.

De esta manera, evitarás retrasos o multas en la aduana.

Si quieres saber más sobre este número y cómo solicitarlo, lee nuestra completa guía sobre el número EORI.

Glosario de una factura comercial

Ya hemos mencionado que las facturas comerciales siempre están escritas en inglés.

modelo factura comercial

Si deseas crear tu factura comercial tú mismo o estás utilizando una plantilla y no sabes qué debes rellenar, aquí te ofrecemos una descripción de los términos más comunes:

  • From (de): Este eres tú, la persona que envía el paquete.
  • To (para): El nombre y la dirección de la persona o empresa a la que le envías el paquete.
  • Intermediate Consignee (consignatario intermedio): Si envías el paquete a un intermediario, rellena aquí los datos de esa persona o empresa.
  • Date (fecha): La fecha en que has enviado el paquete.
  • Invoice Number (número de factura): Tu propio número de factura.
  • Customer PO No (número de la orden de compra del cliente): Referencia o número de pedido de tu venta.
  • Currency Used (moneda utilizada): La moneda usada al rellenar el documento.
  • Country of Origin (país de origen): El país de donde procede el producto. En algunos casos, debe añadir un documento CO.
  • Reason for export (motivo de la exportación): Marca todo lo que sea aplicable.
  • B/L/AWB No (número B/L/AWB): Esto se refiere al documento de transporte que establece los acuerdos con el transportista. El transportista suele ser el responsable de la preparación de este documento.
  • Final Destination (destino final): El destino final de tu paquete.
  • Export Route/Carrier (ruta de exportación/transportista): El transportista con el que trabajas o la ruta que tomará tu paquete.
  • Terms of Sale (condiciones de venta): Más conocidos como los Incoterms.
  • Terms of Payment (condiciones de pago): Las condiciones de pago entre tú y el vendedor (por ejemplo, pago dentro de los 30 días después de la recepción, depósito directo…).
  • Terms of Freight (condiciones de carga): Las condiciones de la carga (por ejemplo, prepragada o por cobrar). También puedes introducir estas condiciones en las condiciones de venta o en los Incoterms.
  • No. of Packages (número de paquetes): El número de paquetes que envías.
  • Comments (comentarios): Espacio para las instrucciones de envío o entrega u otras notas.
  • Contents (contenido): Una descripción de los artículos que envías.
  • HS Code (código HS): El código HS o el código de producto.
  • Value (valor): Precio por producto.
  • Net Quantity (cantidad neta): Número total de productos.
  • Weight KG (peso en kg): Peso total del paquete.
  • Freight (carga): Si es aplicable, indica los gastos de envío aquí.
  • Insurance (seguro): Si es aplicable, informa de los gastos del seguro aquí.
  • Date and signature (fecha y firma): Tu nombre, firma y fecha. Puede parecer una obviedad, pero probablemente sin tu firma no se envíe el paquete, así que asegúrate de firmarlos y fecharlos todos.

Cómo añadir la factura comercial a tu envío

Normalmente hay que incluir tres copias de la factura comercial: una para el país del que se exporta, otra para el país al que se envía y otra para el destinatario. Tienes que poner dos de ellas de en un sobre para embalajes en el exterior del paquete y la tercera dentro del paquete para que la reciba el destinatario.

Además, asegúrate de que tu paquete cumple con estos otros requisitos:

  • La caja en la que envíes el paquete debe ser lo suficientemente resistente para soportar una caída de 1,5 metros.
  • El paquete debe ir protegido por dentro con material de relleno. Debido a ciertas normas de censura, no se pueden utilizar papeles de periódico para este fin.
  • Las esquinas de la caja deben reforzarse con cinta adhesiva.
  • Puedes consultar nuestra guía sobre enviar paquetes baratos para otros consejos útiles.

Es importante que guardes siempre una copia de la factura comercial y de cualquier documento CN22 o CN23. Si se cometen errores durante la manipulación del envío, podrías enfrentarte al pago de tasas de aduana muy costosas. Por eso, más vale estar preparado para cualquier imprevisto guardando una copia.

¿Quieres saber cómo optimizar tu proceso de envíos internacionales? Regístrate gratis en Sendcloud o programa una demo con nosotros. Te mostraremos cómo puedes automatizar tus envíos, tanto nacionales como internacionales, y podrás generar los documentos necesarios para las aduanas.

2 Comments

  • Sankore dice:

    Hola Marina,

    No me deja rellenar el documento CN22

    Por favor, necesitamos ayuda con esto lo más urgente posible. Es para un envío a UK

    • Hola,

      Sentimos escuchar que tenéis problemas con el documento CN22. Para que nuestros expertos puedan ayudaros, podéis escribir por el chat accediendo desde vuestra cuenta de Sendcloud de Lunes a Viernes de 9 a 17.30h. También podéis enviar un correo electrónico a support@sendcloud.com. Nuestros compañeros os ayudarán con vuestro problema.

      ¡Suerte con los envíos!

      Un saludo,
      Marina

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